Компания “Газпром добыча Надым” последовательно проводит Экологическую политику, принятую ПАО “Газпром”, как на своих производственных объектах, так и в офисах. По данным статистики ежегодно каждый офисный сотрудник использует 10 тысяч листов бумаги и создаёт 160 килограмм бумажных отходов, а это 64 пачки бумаги формата А4. На производство одной такой пачки требуется 8 кг древесины. Сократить потребление бумаги – значит защитить окружающую среду. Инструментов в решении этой важной экологической задачи несколько. Один из самых простых – это перевести информацию на бумажных носителях в цифровую форму.
Электронный документооборот в компании «Газпром добыча Надым» начал реализовываться с 2010 года. Как происходит перевод бумаги в «цифру», какие этапы этого пути уже пройдены и что ещё впереди, мы попросили рассказать начальника отдела документационного обеспечения управления Ивана Федина.
– Иван Александрович, давайте вначале оценим объёмы общего документооборота в нашей компании?
– На текущий момент в течение года у нас проходит около 300 тысяч регистрационных номеров, то есть самих документов, каждый из которых в среднем насчитывает до 20 страниц. Получается порядка 6 миллионов страниц в год обрабатывается в части общего документооборота компании. По идее, если взять и отсечь эти 6 миллионов, то будет значительный скачок в экономии бумаги. Но, к сожалению, разово, одномоментно это сделать нельзя. Поэтому всё делается постепенно и поступательно.
– Какие шаги были сделаны первыми, когда удалось увидеть первые результаты?
– Мы с 2016 года перевели наш внутренний документооборот – переписку между подразделениями, администрацией и филиалами – в электронный формат служебных записок. Логично было бы ожидать большое сокращение бумажных документов. Но мы довольно долго всем коллективом боролись с укоренившимися стереотипами, привычками и недоверием к электронному формату взаимодействия. И только примерно года через три после запуска этой схемы мы начали отмечать постепенное снижение печатной документации.
– В каком направлении вы стали двигаться дальше?
– Далее значимым и весомым вкладом был проект по переводу на электронное согласование договорных документов. Это была большая командная работа. С методологической стороны выступал Евгений Бокач, начальник отдела подготовки и проведения закупок. Всю схему взаимодействия закладывал он. За техническую часть отвечал начальник службы информационно-управляющих систем Игорь Переверзев. На мне в рамках этого проекта было общее руководство и взаимосвязь с общим документооборотом.
– Нужно понимать, что каждый договорной документ – это порядка сотни печатных страниц. И в процессе согласования такого тома неизменно возникают много замечаний, корректировок. Раньше документы часто возвращались на доработку в бумажном виде. Вносились исправления, они перепечатывались и шли по новой. Расход бумаги был значительный. Сейчас эти документы проходят электронное согласование и выводятся на печать только на финальном этапе, когда надо уже получить итоговую подпись руководителя. И то не всегда, а только в том случае, если нет возможности подписать документ в электронном виде. Потому что сейчас уже достаточно активно используются электронные площадки для обмена договорными документами с контрагентами. И этот формат взаимодействия пользуется всё большей и большей популярностью.
– Расскажите о последних решениях?
– Ну и, наконец, начиная с января 2022 года мы перевели полностью в электронный формат приказы по основной деятельности. Объём этих документов в сравнении с перепиской внутри компании не столь высок – это порядка 30 тысяч документов в год. Но вот требования по оформлению и, самое главное, по хранению этих документов весьма высоки. Поэтому просто отказаться от бумаги в приказах и распоряжениях мы, конечно, не могли. Сначала прорабатывался фундамент. В течение прошлого года был развёрнут модуль долговременного хранения, который в соответствии со всеми требованиями законодательства позволяет хранить документы именно электронного формата. Обеспечили руководителей УКЭП – усиленной квалифицированной электронной подписью, чтобы эти документы получили полную юридическую значимость. Доработали саму систему электронного документооборота. И только после этого мы сумели отказаться от печати приказов. И да, мы начали значительно сокращать печать таких документов.
– Что планируете реализовывать в ближайшей перспективе?
– В ближайшее время мы будем дорабатывать механизмы, маршруты движения и возможности подписания исходящих и входящих писем. Входящая корреспонденция – это понятно, в каком формате она к нам пришла, в таком и приняли. Но если мы будем направлять контрагенту письмо в электронном формате со всеми необходимыми регалиями, с признаками электронной подписи, со всеми регистрационными данными, соответственно мы будем получать обратную связь также в электронном виде. А это уже около 50 тысяч документов в год. Что также должно привести к некоторому снижению объема печати. Процесс этот, конечно, тоже не быстрый и непростой. Мы будем исходить из возможностей адресата. Многое зависит и от самих людей, которые привыкли работать на бумаге и с трудом переходят на электронный формат взаимодействия. И всё же будущее за безбумажным офисом. Сегодня уже доля цифровых документов в общем документопотоке копании превышает 60%. Будем дальше двигаться и развиваться.
Фото Александра Мурчича